Как правильно выбрать принтер, МФУ и расходники под задачи компании

Печать документов — неотъемлемая часть повседневной работы большинства организаций. Отчеты, счета, договоры, акты, бланки, сопроводительная документация — все это требует регулярной и зачастую массовой печати. Однако многие компании до сих пор недооценивают масштаб расходов, связанных с этим процессом, и не понимают, какой принтер стоит выбрать для печати.

Неправильно подобранное оборудование, использование неподходящих расходных материалов, отсутствие контроля над печатью — все это ведет к перерасходу бюджета. Расскажем, как системно подойти к снижению затрат на печать, не потеряв в качестве и удобстве.

Из чего складываются расходы на печать

Многие думают, что основная статья затрат — это покупка принтера. На практике это лишь 5-10% от общего бюджета на печать за 3-5 лет. Основные статьи расходов:

• Расходные материалы (картриджи, тонер, бумага).
• Электроэнергия.
• Обслуживание и ремонт техники.
• Простой оборудования и замена.
• Утилизация.

Поэтому правильный подход — оценивать не цену устройства, а TCO (Total Cost of Ownership) — полную стоимость владения.

Какой принтер выбрать под реальные задачи

Определите объемы и тип печати. Первое, с чего нужно начать — это анализ того, что, как часто и каким образом печатает ваша компания:

Компании с объемом более 2 000 страниц в месяц выгоднее перейти на лазерную МФУ-систему, а не использовать «домашние» струйные решения.

Оптимизируйте парк оборудования. Распространенная ошибка — устанавливать отдельный принтер каждому сотруднику. Это удобно, но крайне неэффективно.

Какой МФУ выбрать? Лучшее решение — установка сетевых моделей на группу сотрудников (по отделам или кабинетам). Это дает:

• Централизацию учета и контроля печати.
• Меньше расходников и запасных частей.
• Меньше электроэнергии.
• Меньше простаивающего оборудования.

Один сетевой МФУ A4-A3 с функцией сканирования и двухсторонней печати может заменить 4-5 настольных принтеров.

Как выбрать расходники для печати

Оригинальные vs. совместимые картриджи. Современные совместимые картриджи от проверенных производителей (не «noname» с маркетплейса) могут снижать затраты на 30-60% без потери качества. Главное — правильно выбрать поставщика:

• Предоставление гарантий.
• Наличие технической поддержки.
• Подтвержденная совместимость с моделью.
• Сервисный контракт на замену и утилизацию.

Не стоит ориентироваться только на цену: дешевый картридж может испортить барабан или вал, что приведет к дорогому ремонту.

Ресурс картриджа — критический фактор. Сравнивая модели принтеров, обращайте внимание не только на цену устройства, но и на:

• Ресурс стартового и основного картриджа (в страницах по ISO).
• Наличие моделей с высокой емкостью (High Yield, Extra Yield).
• Среднюю цену печати одной страницы (Cost per Page).

Рециклинг и заправка. Для компаний с большим объемом печати имеет смысл организовать цикл повторного использования картриджей (перезаправка, замена чипов) и заключение контракта с партнером по сбору и восстановлению. Это позволяет сократить стоимость печати при использовании оригиналов.

Умная печать: как еще можно сэкономить

Внедрить систему учета и контроля печати. Специальные решения (PaperCut, Print Manager, MyQ) позволяют:

• отслеживать, кто сколько и что печатает;
• ограничивать печать по отделам или ролям;
• включать «печать по PIN-коду» — сотрудник получит документ только у принтера;
• запретить цветную или двустороннюю печать по умолчанию.

Компании снижают до 20-40% затрат на печать уже в первые 3 месяца после внедрения контроля.

Перевести процессы в электронный вид. Не все нужно печатать – так, подпись документов можно проводить через ЭДО. Также рекомендуется перевести бумажные архивы в электронный вид и использовать цифровые формы (PDF, Excel, сканы) в документообороте.

Аутсорсинг печати (MPS). Managed Print Services — услуга, при которой поставщик берет на себя поставку техники, расходники, сервисное обслуживание, мониторинг и аналитику. Вы платите по факту отпечатанных страниц, а не за устройство или картриджи. Это дает прозрачность затрат и контроль без головной боли.

Снижение расходов на печать — это не разовая акция, а системная работа с инфраструктурой и подходами. Компании, которые вкладываются в грамотный подбор техники, организуют контроль и используют правильные расходные материалы, получают высокое качество печати при разумных затратах.

Главное — не гнаться за тем, что дешевле, а подходить стратегически: считать стоимость печати одной страницы, не забывать о TCO и внедрять цифровые процессы.