Как правильно выбрать принтер, МФУ и расходники под задачи компании

Печать документов — неотъемлемая часть повседневной работы большинства организаций. Отчеты, счета, договоры, акты, бланки, сопроводительная документация — все это требует регулярной и зачастую массовой печати. Однако многие компании до сих пор недооценивают масштаб расходов, связанных с этим процессом, и не понимают, какой принтер стоит выбрать для печати.

Неправильно подобранное оборудование, использование неподходящих расходных материалов, отсутствие контроля над печатью — все это ведет к перерасходу бюджета. Расскажем, как системно подойти к снижению затрат на печать, не потеряв в качестве и удобстве.

Из чего складываются расходы на печать

Многие думают, что основная статья затрат — это покупка принтера. На практике это лишь 5-10% от общего бюджета на печать за 3-5 лет. Основные статьи расходов:

• Расходные материалы (картриджи, тонер, бумага).
• Электроэнергия.
• Обслуживание и ремонт техники.
• Простой оборудования и замена.
• Утилизация.

Поэтому правильный подход — оценивать не цену устройства, а TCO (Total Cost of Ownership) — полную стоимость владения.

Критерии выбора принтера и МФУ для офиса

Давайте разберем, на что обязательно смотреть при выборе лучшего офисного принтера или МФУ.

Скорость печати (ppm) и рабочий цикл (duty cycle)

Скорость печати выражается в страницах в минуту (ppm). В офисах часто необходима скорость от 20-30 ppm для односторонней печати, а в более загруженных участках 40+ ppm для цветных и черно-белых.

Рабочий цикл (рекомендуемый и максимальный месячный объем печати) показывает, сколько устройство выдержит без излишнего износа. Например, лазерные устройства часто выдерживают десятки тысяч страниц в месяц.

Технология печати: лазер vs струйная (со специальной системой, например, EcoTank/MegaTank)

Лазерные (монохромные и цветные) – классика офисной печати. Плюсы: высокая скорость, четкий текст, хороший ресурс тонер-картриджей. Минусы: цветные лазеры могут быть дорогими при интенсивном цветном режиме.

Струйные решения с большой емкостью чернил (EcoTank, MegaTank и аналоги) интересны с точки зрения низкой себестоимости печати, особенно если в офисе часто печатаются цветные иллюстрации, графики, презентации.

Epson активно продвигает концепцию «без картриджей» (EcoTank) как вариант с низкими затратами на расходные материалы 

МФУ vs одномодульный принтер

МФУ объединяют функции: печать, сканирование, копирование, иногда факс. В офисе часто более предпочтительно использовать МФУ, поскольку этот прибор экономит пространство и снижает административные расходы на обслуживание. Но если у вас уже есть хорошее автономное сканирующее устройство, принтер-модуль может быть оптимальным.

Сетевые функции, интерфейсы, мобильность

Обязательные элементы для офиса:

• Ethernet/LAN.
• Wi-Fi/Wi-Fi Direct (иногда).
• Поддержка печати с мобильных устройств или облака.
• Поддержка протоколов безопасности (IPSec, SSL, авторизация по сети).
• Дуплекс, автоподача документов (ADF), двухстороннее сканирование.

Дуплекс (двусторонняя печать) важен для экономии бумаги. ADF (автоподающий сканер) используется для массового сканирования с нескольких листов. Возможность автоматического двухстороннего сканирования (duplex scan) существенно ускоряет обработку многостраничных документов.

Вместимость лотков и возможность расширения

Большие офисы могут нуждаться в лотках на 500+ листов, доплотках, кассетах, «финишерах» (степлер, сортировка). Проверьте, можно ли расширять базовую конфигурацию устройства.

Стоимость владения и система расходных материалов

Важно знать:

• ресурс картриджа, тонера и чернил;
• цена расходников;
• легкость установки и смены расходников;
• затраты на обслуживание (ремонт, сервисация).

Надежность, гарантия, сервис

Для корпоративного клиента важно, чтобы устройство имело официальную гарантию, возможность сервисного обслуживания, и поставлялось от надежного поставщика (как BITS.BY) с отчетом, документами, счетом на безнал.

Безопасность и защита данных

Принтер является частью корпоративной сети и может быть уязвимым элементом. Статьи по безопасности IT подчеркивают риск Printjack-атак и утечек данных через устройства печати. Поэтому выбирайте модели с безопасными подсистемами: шифрование, аудиторские журналы, защита по PIN, встроенный антивирус, обновления.

Логика и принципы выбора лучшего МФУ

• Сбалансированность – ставка не только на «самые топовые» модели, а подбор под разные офисные задачи: монохромные, цветные, струйные, лазерные.
• Актуальность и надежность – модели, которые уже зарекомендовали себя, имеют поддержку и сервис.
• Низкая стоимость владения – учитывался не просто стартовая цена, но и расходники, ресурс и удобство обслуживания.
• Совместимость с корпоративной средой – сетевые функции, безопасность, возможность интеграции с системами документооборота.

Практические рекомендации перед покупкой МФУ или принтера:

• Оцените среднемесячный объем печати: это ключевой ориентир для выбора диапазона скорости и ресурса.
• Учтите, сколько устройств в сети будет обращаться к принтеру или МФУ, и предусмотрите сетевые нагрузки.
• Подумайте о месте установки: компактное устройство может быть важнее дополнительных функций.
• Удостоверьтесь, что расходники есть в продаже и доступны для вашего региона.
• Спросите про услуги обслуживания и гарантию: корпоративные клиенты часто нуждаются в расширенном SLA.

Какой принтер выбрать под реальные задачи

Определите объемы и тип печати. Первое, с чего нужно начать — это анализ того, что, как часто и каким образом печатает ваша компания:

Компании с объемом более 2 000 страниц в месяц выгоднее перейти на лазерную МФУ-систему, а не использовать «домашние» струйные решения.

Оптимизируйте парк оборудования. Распространенная ошибка — устанавливать отдельный принтер каждому сотруднику. Это удобно, но крайне неэффективно.

Какой МФУ выбрать? Лучшее решение — установка сетевых моделей на группу сотрудников (по отделам или кабинетам). Это дает:

• Централизацию учета и контроля печати.
• Меньше расходников и запасных частей.
• Меньше электроэнергии.
• Меньше простаивающего оборудования.

Один сетевой МФУ A4-A3 с функцией сканирования и двухсторонней печати может заменить 4-5 настольных принтеров.

Как выбрать расходники для печати

Оригинальные vs. совместимые картриджи. Современные совместимые картриджи от проверенных производителей (не «noname» с маркетплейса) могут снижать затраты на 30-60% без потери качества. Главное — правильно выбрать поставщика:

• Предоставление гарантий.
• Наличие технической поддержки.
• Подтвержденная совместимость с моделью.
• Сервисный контракт на замену и утилизацию.

Не стоит ориентироваться только на цену: дешевый картридж может испортить барабан или вал, что приведет к дорогому ремонту.

Ресурс картриджа — критический фактор. Сравнивая модели принтеров, обращайте внимание не только на цену устройства, но и на:

• Ресурс стартового и основного картриджа (в страницах по ISO).
• Наличие моделей с высокой емкостью (High Yield, Extra Yield).
• Среднюю цену печати одной страницы (Cost per Page).

Рециклинг и заправка. Для компаний с большим объемом печати имеет смысл организовать цикл повторного использования картриджей (перезаправка, замена чипов) и заключение контракта с партнером по сбору и восстановлению. Это позволяет сократить стоимость печати при использовании оригиналов.

Умная печать: как еще можно сэкономить

Внедрить систему учета и контроля печати. Специальные решения (PaperCut, Print Manager, MyQ) позволяют:

• отслеживать, кто сколько и что печатает;
• ограничивать печать по отделам или ролям;
• включать «печать по PIN-коду» — сотрудник получит документ только у принтера;
• запретить цветную или двустороннюю печать по умолчанию.

Компании снижают до 20-40% затрат на печать уже в первые 3 месяца после внедрения контроля.

Перевести процессы в электронный вид. Не все нужно печатать – так, подпись документов можно проводить через ЭДО. Также рекомендуется перевести бумажные архивы в электронный вид и использовать цифровые формы (PDF, Excel, сканы) в документообороте.

Аутсорсинг печати (MPS). Managed Print Services — услуга, при которой поставщик берет на себя поставку техники, расходники, сервисное обслуживание, мониторинг и аналитику. Вы платите по факту отпечатанных страниц, а не за устройство или картриджи. Это дает прозрачность затрат и контроль без головной боли.

Снижение расходов на печать — это не разовая акция, а системная работа с инфраструктурой и подходами. Компании, которые вкладываются в грамотный подбор техники, организуют контроль и используют правильные расходные материалы, получают высокое качество печати при разумных затратах.

Главное — не гнаться за тем, что дешевле, а подходить стратегически: считать стоимость печати одной страницы, не забывать о TCO и внедрять цифровые процессы.