Как выбрать оргтехнику для офиса: чек-лист для закупки

Офис без оргтехники — как бизнес без интернета: вроде бы можно, но в реальности работать эффективно не получится. Принтеры, сканеры, МФУ, проекторы и другая техника — это важная часть инфраструктуры любой современной компании. Однако при выборе оборудования для офиса важно не просто выбрать «хороший» вариант, а подобрать подходящую технику под задачи, бюджет и масштаб компании.

Мы составили пошаговый чек-лист для закупщика или IT-специалиста, чтобы покупка оргтехники не стала головной болью, а прошла быстро и эффективно.

Оценка потребностей офиса

Перед тем, как отправляться за покупками, важно понять, что именно нужно. Это можно сделать, если ответить на несколько вопросов:

• Сколько сотрудников будет пользоваться техникой?
• Какие отделы нуждаются в специализированных устройствах? Например, бухгалтерии часто нужен сканер с высоким разрешением.
• Какие объемы печати, сканирования, копирования в месяц?
• Планируется ли рост штата или открытие филиалов?

Совет: составьте таблицу со следующими данными: отдел → задачи → предполагаемые функции оборудования. Это даст ясную картину.

Определение типов устройств

Некоторые устройства удобнее заменить многофункциональными (МФУ), а в других случаях лучше взять отдельные принтер и сканер, чтобы не создавать очереди.

Основные категории:

• Принтеры – лазерные, струйные, цветные, ч/б.
• Сканеры – планшетные, поточные.
• Копировальные аппараты.
• МФУ.
• Шредеры для уничтожения документов.
• Ламинаторы, проекторы, телефония.

Важно: оборудование должно соответствовать задачам. Для юристов и бухгалтеров — приоритет в качестве сканирования и долговечности печати. Для креативных отделов — цвет, DPI, поддержка нестандартных форматов.

Выбор по критериям бизнес-использования

Ключевые параметры, которые важно учитывать при закупке:

Планирование централизованной закупки

Почему стоит закупать оргтехнику у одного поставщика:

• Упрощается документооборот (при безналичном расчете это особенно важно).
• Есть возможность получить скидки на комплексные закупки.
• Облегчается сервисное обслуживание и замена по гарантии.
• Возможно подключение постгарантийного сопровождения.

Совет: ищите компании, работающие с юридическими лицами и предоставляющие полный пакет документов (договор, счет, накладная, УПД, акт).

Аксессуары и расходники

Бывают ситуации, когда офис закупает технику, а потом внезапно понимает, что нет:

• USB-кабелей.
• Сетевых фильтров.
• Бумаги нужного формата.
• Совместимых картриджей или тонеров.

Решение: составляйте заявку комплексно – основное оборудование + расходные материалы на 1-3 месяца + аксессуары.

Выбор оргтехники — это не про «просто купить принтер». Это про оптимизацию рабочих процессов, бюджета и удобства сотрудников. Используйте этот чек-лист как базу и адаптируйте его под специфику вашего офиса, добавляя или убирая пункты, если это требуется. Профессиональная консультация и правильно подобранная техника — это инвестиция в бесперебойную работу офиса.